7 podstawowych wskazówek, które poprawią wydajność Twojego zespołu zdalnego

Praca z zespołem zdalnym to doskonały sposób na wykorzystanie zróżnicowanej puli talentów na całym świecie. Bez wątpienia znajdziesz odpowiednie dopasowanie do każdej konkretnej roli lub projektu, aby Twoja firma rozwijała się dynamicznie.

Jednak praca z zespołem zdalnym wymaga innego podejścia niż zarządzanie zespołem wewnętrznym. Będziesz musiał pokonać wyzwania, takie jak słaba komunikacja, brak uznania, trudności z planowaniem i inne. Oznacza to, że będziesz musiał skonfigurować procesy, aby zapewnić najlepszą wydajność zdalnego zespołu. W tym artykule znajdziesz wskazówki i narzędzia, które pomogą Ci osiągnąć ten cel.

1. Skonfiguruj kanały komunikacji

Skuteczna komunikacja jest niezbędna dla każdego odnoszącego sukcesy zespołu, zwłaszcza w konfiguracji zdalnej. Ponieważ w większości przypadków nie będziesz w stanie komunikować się osobiście, ważne jest skonfigurowanie różnych kanałów, aby przezwyciężyć typowe błędy komunikacyjne w zespołach wirtualnych i upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie.

Istnieje kilka rodzajów narzędzi, których można użyć do przezwyciężenia typowych wyzwań związanych z komunikacją w zespole zdalnym, takich jak wiadomości e-mail, systemy wideokonferencji i platformy do przesyłania wiadomości błyskawicznych. Każde narzędzie zapewnia inne funkcje, więc wybierz te, które najlepiej pasują do potrzeb Twojego zespołu i konkretnych przypadków użycia.

Na przykład możesz użyć aplikacji do obsługi wiadomości błyskawicznych, takiej jak Slack, do szybkich rozmów i pytań, e-maili do komunikowania się z klientami oraz oprogramowania do wideokonferencji, takiego jak Zoom, do organizowania wirtualnych spotkań lub meldunków. Bez względu na to, jakie kanały komunikacji wybierzesz, upewnij się, że wszyscy znają ich cel i prawidłowo z nich korzystają.

2. Wybierz produktywność zamiast cyfrowego prezenteizmu

Przezwyciężenie cyfrowego prezenteizmu ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia optymalnej pracy rozproszonego zespołu. Praca z zespołem zdalnym pozwala uniknąć powielania tradycyjnego biurowego modelu „prezenteizmu”, w którym produktywność mierzy się ilością czasu spędzonego przed komputerem, a nie rzeczywistymi wynikami pracy.

Zamiast oczekiwać, że Twój zespół będzie cały dzień przyklejony do ekranów, możesz skupić się na ustaleniu planu SMART, który pomoże im osiągnąć cele i satysfakcjonujące wyniki, zamiast spędzać czas online.

Daje im to swobodę pracy w najbardziej produktywnych godzinach i zapewnia maksymalne wykorzystanie ich czasu. Przesuwa również punkt ciężkości z kultury „zawsze aktywnej”, która szkodzi produktywności, na kulturę, która celebruje wyniki, zachęcając do elastycznych godzin pracy i lepszego skupienia.

3. Wybierz odpowiednie narzędzia do komunikacji

Skuteczna komunikacja zwiększa produktywność Twojego zespołu. Jeśli taki jest Twój cel, warto poświęcić mniej czasu na odpowiadanie na wiadomości, a więcej na rzeczywiste zadania. Jednym z najlepszych sposobów na wymuszenie kultury, która celebruje wyniki, a nie godziny spędzone na podłączaniu urządzeń do pracy, jest użycie narzędzi zachęcających do komunikacji asynchronicznej.

Chociaż wiadomości błyskawiczne mają swoje miejsce w pewnych okolicznościach, ciągłe pingi, powiadomienia i wiadomości mogą rozpraszać i utrudniać zespołowi wyłączenie się. Komunikacja asynchroniczna jest przydatna dla zespołów pracujących w różnych strefach czasowych, ponieważ pozwala im reagować, gdy są dostępne, zamiast oczekiwać, że wszyscy będą dostępni w tym samym czasie.

Możesz użyć asynchronicznych narzędzi komunikacyjnych, takich jak Qatalog, Twist lub Yac, aby uzyskać wszystkie informacje potrzebne do jak najlepszej pracy, ograniczając przerwy do minimum.

4. Bądź przygotowany na radzenie sobie z problemami technicznymi

Czasami technologia może być mieczem obosiecznym. Chociaż komputery i narzędzia zespołu wirtualnego mogą pomóc Ci pozostać w kontakcie, nic nie jest niezawodne.

Będą chwile, kiedy członkowie twojego zespołu będą mieli problemy techniczne, które uniemożliwią im wykonywanie pracy. A biorąc pod uwagę, że wszyscy pracują w różnych lokalizacjach, nie zawsze możesz polegać na swoim wewnętrznym zespole IT, który szybko rozwiązuje problemy wszystkich.

Aby zapobiec znaczącym zakłóceniom w przepływie pracy Twojego zespołu, ważne jest, aby wszyscy byli przygotowani do rozwiązywania typowych problemów technicznych związanych z pracą zdalną. Obejmuje to wiedzę, jak naprawić typowe błędy sieciowe i zająć się zagrożeniami bezpieczeństwa cybernetycznego. Możesz dodać samouczki dotyczące rozwiązywania problemów do swojej wewnętrznej wiki, aby członkowie zespołu wiedzieli, co robić w przypadku problemów technicznych.

5. Stwórz skuteczną strategię dokumentacji

Jednym z najlepszych sposobów zapewnienia, że ​​Twój zespół działa najlepiej, jest posiadanie kompleksowej strategii dokumentacji. Dokumentacja jest niezbędna w każdej organizacji, ale jest szczególnie przydatna w zespołach zdalnych, w których informacje mogą gubić się w niekończących się wiadomościach i e-mailach.

Niezależnie od tego, czy jest to opis projektu, samouczek, czy notatki ze spotkań, upewnij się, że Twój zespół ma wspólną platformę, na której może szybko udostępniać, przechowywać i uzyskiwać dostęp do odpowiednich informacji. Dobrze zorganizowany system dokumentacji pomoże wszystkim być na bieżąco i ułatwi członkom zespołu znalezienie tego, czego potrzebują, kiedy tego potrzebują.

Możesz użyć oprogramowania, takiego jak Tettra, do stworzenia wewnętrznej wiki swojego miejsca pracy i używania jej jako centralnego centrum wszystkich istotnych informacji. To narzędzie pozwala organizować informacje w kategorie i nadawać poszczególnym członkom zespołu uprawnienia do edytowania określonych dokumentów.

6. Przekazuj i otrzymuj informacje zwrotne

Zawsze jest miejsce na ulepszenia, nawet w najlepszych zespołach. Jako zdalny lider zespołu Twoim obowiązkiem jest upewnienie się, że wszyscy pracują wydajnie i otrzymują informacje zwrotne, których potrzebują, aby ulepszyć i wspinać się po drabinie korporacyjnej. Możesz to zrobić, organizując regularne meldowanie się w rozmowach wideo lub zlecając przełożonym wysyłanie pisemnych formularzy zwrotnych.

Możliwe, że Twoi ludzie również mają cenne opinie dla Ciebie i firmy. Jednak większość z nich może nie czuć się komfortowo podczas rozmowy wideo lub pisania e-maila. Możesz użyć narzędzia, takiego jak Officevibe, do zarządzania zespołem i zapewnienia, że ​​głos wszystkich zostanie wysłuchany.

To narzędzie oferuje anonimowe opcje opinii, dzięki czemu nawet najbardziej introwertyczni członkowie zespołu mogą bez obaw dzielić się swoimi szczerymi przemyśleniami. Daje to jasny wgląd w to, czego potrzebuje Twój zespół i pozwala podjąć niezbędne kroki, aby osiągnąć jak najlepsze wyniki.

7. Zachęcaj do interakcji społecznych

Praca w domu może czasami powodować poczucie osamotnienia i wpływać na zaangażowanie i morale. Ponieważ nie ma fizycznego biura, w którym od czasu do czasu można wpaść na kolegę i odbyć krótką pogawędkę, konieczne jest znalezienie wirtualnych rozwiązań, które wzmocnią poczucie koleżeństwa wśród członków zespołu.

Możesz stworzyć wirtualną chłodziarkę do wody, w której członkowie zespołu mogą prowadzić swobodne rozmowy. Może to być czat grupowy, w którym ludzie mogą dzielić się zabawnymi historiami, omawiać hobby lub cokolwiek niezwiązanego z pracą. Możesz także planować wirtualne przerwy na kawę, aby utrzymać zaangażowanie i motywację pracowników. Może to być prywatna rozmowa wideo, podczas której wszyscy mogą spędzać czas, śmiać się i grać w gry.

Zbuduj pozytywną kulturę pracy zdalnej

Stworzenie pozytywnej kultury pracy jest niezbędne, aby każdy zespół zdalny mógł w pełni wykorzystać swój potencjał. Aby osiągnąć ten cel, musisz stale oceniać i ulepszać swoje podejście do pracy zdalnej.

Uwzględniając powyższe wskazówki i znajdując kreatywne sposoby, aby pomóc zespołowi zdalnemu poczuć więź i motywację, możesz stworzyć skuteczną kulturę pracy, która wydobędzie to, co najlepsze w zdalnym zespole i zapewni pomyślną przyszłość Twojej organizacji.