3 elementy delegowania, które powinien znać każdy menedżer

• Delegacja ma miejsce, gdy menedżer przydziela zadania innym członkom zespołu. Trzy elementy delegacji to władza, odpowiedzialność i odpowiedzialność.
• Kilka narzędzi może pomóc we właściwym delegowaniu zadań, podobnie jak nauczenie zespołu, jak radzić sobie z określonymi zadaniami.
• Powinieneś delegować żmudne zadania i rzeczy, których nie lubisz. Powinieneś także delegować zadania, o których wiesz, że ktoś inny w twoim zespole może wykonać je lepiej.
• Ten artykuł jest przeznaczony dla menedżerów, którzy chcą doskonalić swoje umiejętności delegowania.

Jako menedżer masz wiele obowiązków, które czasami mogą być przytłaczające, ale właśnie dlatego masz zespół. Nie musisz wszystkiego robić sam. Wielu nowych menedżerów zmaga się z tą zmianą, czując, że nadal muszą wykonać każde drobne zadanie z listy rzeczy do zrobienia. Jednak aby być skutecznym liderem, ważne jest, aby nauczyć się sztuki delegowania.

Niezależnie od tego, czy właśnie awansowałeś, czy zarządzasz zespołem od jakiegoś czasu, powinieneś zrozumieć, że skuteczne delegowanie jest dobre zarówno dla produktywności Twojego zespołu, jak i Twojej, a nawet może pomóc Twojemu zespołowi w nauce nowych umiejętności, budując kulturę zaufania .

Co to jest delegacja?

Delegowanie ma miejsce, gdy menedżerowie wykorzystują swoje uprawnienia do przypisywania odpowiedzialności innym osobom w swoim miejscu pracy, takim jak ich bezpośredni podwładni lub współpracownicy. Delegowanie zadań jest ważne, ponieważ planowanie strategiczne wyższego poziomu, za które jesteś odpowiedzialny, wymaga czasu i energii. Nie będziesz mieć żadnego z nich, jeśli ugrzęźniesz w pracy.

Delegując zadania dla tej kampanii, dobry menedżer musi wysłać szczegółowe instrukcje e-mailem lub narzędziem do delegowania. Pamiętaj, aby dołączyć swoją wizję i cele do instrukcji. W tym przykładzie następujący personel idealnie nadaje się do pomocy w kampanii:

• Projektant graficzny: Projektuje obrazy tak, aby były wyświetlane razem z treścią wiadomości e-mail
• Copywriter: pisze i redaguje treść, w tym wiersz tematu
• Specjalista ds. marketingu: pobiera listę e-mail ze źródła, takiego jak Salesforce lub inne narzędzie do zarządzania relacjami z klientami (CRM).

Gdy każdy członek Twojego zespołu wykona przydzielone mu zadanie, powinien wysłać je do Ciebie do sprawdzenia. Następnie składasz wszystkie elementy razem i planujesz wdrożenie kampanii e-mailowej.

3 elementy delegacji

Istnieją trzy główne aspekty delegowania odpowiedzialności, zwane elementami delegowania:

1. Autorytet: odnosi się do prawa kierownika do kierowania pracownikami do wykonywania określonych zadań w zakresie kompetencji ich zespołu. Oznacza to, że kierownik ma władzę nad podwładnym. Przed przydzieleniem zadań menedżerowie muszą wykorzystać swój autorytet do oceny umiejętności swoich podwładnych i mieć świadomość, że czasami podwładni wymagają szkolenia. Jako autorytet musisz także zachowywać się jak lider i unikać mikrozarządzania.
2. Odpowiedzialność: Jest to obowiązek podwładnego, aby pomyślnie wypełnić powierzone mu obowiązki. Osoba zarządzająca przekazuje pewien poziom zaufania podwładnemu, aby skutecznie wykonywać zadania.
3. Odpowiedzialność: aby delegowanie zakończyło się sukcesem, podwładni muszą być odpowiedzialni za powierzone im zadania. Z pomocą lub bez narzędzia do delegowania podwładni powinni przekazywać menedżerom aktualne informacje na temat ich przepływu pracy. Menedżerowie muszą również ponosić odpowiedzialność za kierunek, jaki wyznaczają; jeśli wskazówki nie są jasne, menedżerowie nie mogą oczekiwać, że podwładni odniosą sukces.

Jak skutecznie delegować

1. Korzystaj z narzędzi delegowania.

2. Opanuj podstawowe umiejętności delegowania.

Podczas delegowania musisz jasno określić swoje oczekiwania i wizję zadań. Dobra, jasna komunikacja, która zawiera wyraźne instrukcje, to długa droga. Wysyłając wiadomości e-mail dotyczące delegowania, spróbuj użyć wezwania do działania w wierszu tematu (np. „Potrzebna weryfikacja biuletynów”).

W treści e-maila określ swoje oczekiwania, w tym termin. Wraz z doskonałą komunikacją i jasnymi oczekiwaniami, cenne umiejętności delegowania obejmują udzielanie wsparcia i kontynuację. Zawsze informuj swój zespół, kiedy wykonują dobrą robotę i dziękuj im.

3. Naucz.

Nie zawsze możesz zakładać, że twoi podwładni coś wiedzą lub potrafią to rozgryźć. Twoim zadaniem jako autorytetu jest nauczenie swoich pracowników nowych umiejętności. Im więcej Twoi pracownicy wiedzą, tym więcej mogą zdjąć później z Twojego talerza.

3 rodzaje zadań, które powinieneś delegować

1. Żmudne zadania, które nie wpływają na rozwój

Wszystko, co robisz ty i członkowie twojego zespołu, jest ważne dla ogólnego funkcjonowania firmy. Jednak zakupy materiałów eksploatacyjnych, wprowadzanie danych, organizacja plików, praca biurowa i inne zadania administracyjne nie są tym, co napędza rozwój Twojej firmy. Są to zazwyczaj proste zadania, które nie wymagają dużego doświadczenia i chociaż możesz je łatwo wykonać samodzielnie, zaoszczędzisz czas, delegując je swoim pracownikom.

„Częścią mojej pracy jako menedżera jest zapewnienie równomiernego rozłożenia obciążenia w celu dostarczenia wyników na czas” — powiedział Dan Westmoreland, były dyrektor ds. marketingu przychodzącego w firmie zastępczej. „Błąd nr 1 w delegowaniu, który popełniają menedżerowie, to delegowanie niewystarczającej ilości”.

Dodał jednak, że nie dotyczy to bardziej skomplikowanych zadań związanych z rolą, takich jak zatrudnianie nowych talentów lub nadzorowanie spraw finansowych. Delegowanie pomoże Ci zaoszczędzić czas na te obowiązki.

2. Zadania, które wysysają z ciebie pasję

Kiedy byłeś na niższym poziomie niż teraz, prawdopodobnie miałeś pewne zadania, do których nie byłeś zmotywowany. Ponieważ opłaciłeś swoje składki, możesz teraz poprosić swój zespół o wykonanie tych samych zadań.

Jednak nie chcesz też, aby Twoi pracownicy czuli się wyczerpani. Chociaż możesz przekazać niektóre z tych obowiązków swoim pracownikom, aby złagodzić psychiczne i emocjonalne napięcie, upewnij się, że nie przenosisz stresu tylko na nich.

„Jeśli nie masz pewności, komu delegować zadanie, przedstaw je grupie swoich współpracowników i otwarcie zapytaj, kto najlepiej się nim zajmie” — powiedział Westmoreland. Różni pracownicy mają różne interesy; to, co dla jednej osoby jest wymagające, dla innej może być spacerem po parku.

3. Zadania, które ktoś inny może wykonać lepiej niż ty

Bycie liderem nie czyni cię automatycznie odpowiednią osobą do projektu. Twoi pracownicy mają własne talenty, z których część może wypełnić twoje luki, więc musisz być na tyle pokorny, aby dostrzec i przyznać, że ktoś inny może lepiej pasować do zadania niż ty.

„Twoim zadaniem jako menedżera jest rozwijanie ludzi” — powiedział Westmoreland. „Delegowanie to sposób na wydobycie tego, co najlepsze z ludzi, których masz. Każdy pracownik ma swój unikalny zestaw umiejętności, osobowość i mocne strony. Dobre wykorzystanie ich wyjątkowych osobowości roboczych zaowocuje większą ogólną wydajnością, a ludzie będą wyróżniać się w pracy, którą lubią wykonywać”.

Kluczowy wniosek: prawidłowe delegowanie wymaga unikania żmudnych zadań niskiego poziomu i pracy, której nie lubisz. Obejmuje to również przydzielanie innym osobom zadań, które mogą wykonać lepiej niż ty.

Delegowanie może nie zawsze być łatwe, ale zawsze jest kluczowe

Delegowanie może być trudne dla menedżerów i właścicieli firm, ale jest niezbędne dla produktywności. Jako lider robienie wszystkiego samemu jest trudne. Zamiast tego naucz się polegać na swoim zespole i ufać im, że wykonają zadanie. W rezultacie przekonasz się, że Twoja firma może osiągnąć więcej bez grzęźnięcia.

Max Freedman i Sammi Caramela również przyczynili się do powstania tego artykułu. Wywiady źródłowe przeprowadzono na potrzeby poprzedniej wersji tego artykułu.