12 wskazówek, jak pozbyć się stresu związanego z podróżami służbowymi

Podróżowanie z dowolnego powodu może być stresujące, ale podróże służbowe mogą być szczególnie wymagające i gorączkowe. Podróże służbowe często wiążą się z presją i harmonogramem podatkowym, co prowadzi do niezdrowej diety, braku regularnych ćwiczeń, złych nawyków związanych ze snem, a nawet niezdrowych wad, takich jak picie zbyt dużej ilości alkoholu lub palenie.

Na szczęście organizacje i profesjonaliści mogą podjąć kroki w celu złagodzenia stresu związanego z podróżą i zapewnienia spokojniejszego, zdrowszego doświadczenia. Przyjrzymy się 12 wskazówkom, jak uniknąć stresu związanego z podróżami służbowymi i przyjrzymy się unikalnym elementom podróży służbowych w dobie COVID-19.

Czy wiesz, że?: Podróże są jednym z elementów stresu w miejscu pracy. Inne wyzwalacze stresu to terminy, konkurencyjność współpracowników i wymagania fizyczne.

Unikanie stresu podczas podróży służbowych

Osoby podróżujące w interesach mogą podejmować proaktywne kroki, aby ich podróże przebiegały sprawnie i priorytetowo traktować zdrowie i dobre samopoczucie. Oto kilka wskazówek dla osób podróżujących służbowo, jak zarządzać czasem z dala od domu z mniejszym niepokojem.

1. Planuj z wyprzedzeniem, aby zaoszczędzić czas podczas podróży służbowych.

Zaplanuj z wyprzedzeniem jak najwięcej szczegółów dotyczących podróży służbowej. Utwórz listę kontrolną podróży, która zawiera oczywiste elementy pakowania i bardziej złożone szczegóły planu podróży. Jeśli podróżujesz samolotem, upewnij się, że masz zabezpieczone miejsce, że lot jest punktualny, dokładnie wiesz, kiedy się odprawić i rozumiesz limit bagażu linii lotniczej.

Ponadto zbadaj programy przyspieszające proces bezpieczeństwa na lotniskach, takie jak Global Entry dla podróży międzynarodowych i Clear dla podróży krajowych i międzynarodowych.

Sprawdź wcześniej pogodę w miejscu docelowym i odpowiednio się zapakuj. Zarezerwuj zakwaterowanie w pobliżu miejsca spotkania.

2. Korzystaj z aplikacji podróżniczych podczas podróży służbowych.

Korzystaj z aplikacji do podróży służbowych, aby ułatwić sobie podróż i zachować porządek:

• Yelp i Tripadvisor. Serwisy Yelp i Tripadvisor mogą pomóc w znalezieniu hoteli i miejsc, w których można zjeść.
• CamCard. CamCard i inne skanery wizytówek umożliwiają skanowanie i zapisywanie wszystkich zebranych wizytówek.
• Aplikacje do śledzenia wydatków. Aplikacje do śledzenia wydatków, takie jak Expensify, mogą pomóc w śledzeniu wydatków biznesowych poprzez przechwytywanie i wyszczególnianie paragonów. Pomagają również zapewnić dokładny zwrot kosztów za przejechane kilometry.
• TripIt. TripIt to wszechstronna aplikacja do podróży służbowych, która rejestruje wydatki, wiadomości e-mail z potwierdzeniem, udostępniane harmonogramy i nie tylko.
• Udostępnione aplikacje kalendarza. Udostępnione aplikacje kalendarza mogą organizować obecność i frekwencję Twojego zespołu na spotkaniach oraz usprawniać zarządzanie zadaniami.

Czy wiesz, że?: Aplikacje do śledzenia wydatków często integrują się z najlepszym oprogramowaniem księgowym, aby mieć pewność, że otrzymasz szybki zwrot kosztów i że firma rozumie swoje wydatki i potrącenia.

3. Wyjaśnij z przełożonym oczekiwania dotyczące podróży służbowych.

W dniach poprzedzających wyjazd spotkaj się ze swoim kierownikiem, aby ustalić jasne oczekiwania, cele i zadania. Rób notatki podczas tego spotkania, nawet jeśli wydaje się, że jest mało szczegółów; wyczucie i przygotowanie się na interesy, które prowadzisz po przyjeździe, może znacznie przyczynić się do złagodzenia stresu.

Podczas Twojej nieobecności staraj się łączyć tak często, jak to możliwe. Narzędzia do komunikacji i współpracy, takie jak Google Meet, Slack i Microsoft Teams, sprawiają, że meldowanie się z menedżerami i zespołem przebiega bezproblemowo.

4. Wykorzystaj przestój w podróży służbowej.

Spędzanie każdej wolnej chwili podczas podróży w pracy zwiększa stres związany z podróżą. W miarę możliwości korzystaj z krótkich przerw w podróży, aby odłączyć, naładować baterie i odkrywać.

Rozważ zaplanowanie przestojów w swoim kalendarzu i uwzględnij wiele opcji, jak je spędzić, w zależności od tego, gdzie jesteś i ile masz wolnego czasu. Opcje przestoju mogą obejmować zwiedzanie, odwiedzanie siłowni, chodzenie na spacery i łączenie się z przyjaciółmi.

5. Pracuj podczas podróży służbowych.

Jeśli masz trochę przestojów podczas długiego lotu lub jazdy pociągiem, rozważ wykorzystanie spokojnego czasu, aby przyspieszyć pracę. Możesz nie mieć wszystkich potrzebnych zasobów, ale jeśli możesz zająć się zaległymi zadaniami przed przyjazdem, może to zmniejszyć poziom stresu.

Możesz również wykorzystać czas podróży do przeanalizowania notatek, które zrobiłeś podczas spotkania oczekiwań z przełożonym. Po przyjeździe rozważ plan realizacji osiągalnych celów biznesowych. Nawet jeśli wykonujesz tylko grzecznościową rozmowę, przygotowanie opcji rozmów ułatwi ci pracę i złagodzi stres.

6. Wysypiaj się podczas podróży służbowych.

Wystarczająca ilość snu jest zawsze dobrym pomysłem, ale jest to szczególnie istotne podczas podróży. Brak snu może podnieść poziom stresu i zmniejszyć funkcje poznawcze. Utrzymanie zdrowych wzorców snu podczas podróży może być wyzwaniem, zwłaszcza jeśli istnieje różnica czasu. Zrób jednak wszystko, co w Twojej mocy, aby zapewnić sobie dobry sen. Pamiętaj, aby uwzględnić okres wyciszenia, którego potrzebujesz przed snem.

7. Dokładnie zaplanuj swój czas poza domem.

Im więcej zaplanujesz, tym mniej stresu przyniesie podróż. Pozostawienie rzeczy przypadkowi radykalnie zwiększa prawdopodobieństwo wystąpienia problemów.

Oto kilka wskazówek, jak myśleć z wyprzedzeniem i planować:

• Zarezerwuj hotel i transport, gdy tylko zdecydujesz się na podróż.
• Zaplanuj spotkania z wyprzedzeniem.
• Zbadaj restauracje, które mogą zaspokoić Twoje potrzeby, jeśli planujesz spotkania w porze lunchu lub kolacji.
• Zapoznaj się z zasadami zameldowania swojego hotelu, usługami biznesowymi, udogodnieniami i harmonogramem obsługi pokoju.
• Pozostań w kontakcie ze swoim hotelem, jeśli planujesz przyjazd poza zwykłymi godzinami zameldowania.

8. Nie zgub się w nieznanym miejscu.

Jeśli podróżujesz do miejsca, którego nigdy nie odwiedziłeś lub którego nie znasz, pozostań na uboczu, chyba że masz przewodnika. Chociaż zwiedzanie w wolnym czasie jest dopuszczalne, podróż służbowa nie jest wakacjami. Jeśli zgubisz się jadąc do restauracji po drugiej stronie miasta lub szukając innej atrakcji, tylko dodasz stresu do swojej podróży.

Wychodzenie na spotkania wcześniej niż zwykle w domu nigdy nie jest złym pomysłem, ponieważ nie znasz lokalnych wzorców ruchu. Jeśli masz serwis samochodowy, może to pomóc w zaplanowaniu prawidłowych godzin odjazdu, aby dotrzeć na czas. Uber, Lyft, Mapy Apple i Mapy Google są cennymi narzędziami, dzięki którym możesz być na czas i docierać tam, gdzie chcesz.

9. Skoncentruj się podczas podróży służbowych.

Podróże służbowe mogą być mile widzianą odskocznią od rutyny, ale pamiętaj, że nadal pracujesz. Jeśli potraktujesz wyjazd jak wakacje, ucierpi na tym twoja praca, możesz nie wykonać tego, do czego zostałeś wysłany, a także możesz kosztować swoją firmę czas i pieniądze w sposób, który spowoduje problemy po powrocie do pracy. Czas przygotowania jest ważniejszy niż kiedykolwiek podczas podróży służbowych.

10. Miej czas dla siebie podczas podróży służbowych.

Jeśli podróż zwykle powoduje stres, poświęć trochę czasu na relaks i stwórz bezstresowe środowisko pracy w drodze. Nie wyluzuj się i nie zapomnij, po co przyszedłeś, ale poświęć godzinę lub dwie na relaks i siedzenie przy basenie lub zjedzenie spokojnej kolacji po pracy.

Odrobina relaksu pomoże Ci zresetować umysł i skupić się na zadaniach, które czekają na Ciebie. Ponownie, jeśli to możliwe, zaplanuj ten przestój w swoim kalendarzu.

11. Zadzwoń do przyjaciół lub rodziny, aby uzyskać wsparcie podczas podróży służbowych.

Czasami stres związany z podróżą wynika bardziej z tego, co zostawiasz za sobą niż z samej aktywności. Jeśli martwisz się o współmałżonka i dzieci, rodziców w podeszłym wieku lub inne bliskie ci osoby, zadzwoń do nich, gdy skończysz pracę. Dzięki dostępnej dziś technologii odległość fizyczna nie musi powstrzymywać Cię przed komunikowaniem się z bliskimi.

12. Wypełnij misję podróży służbowej.

Najlepszym sposobem na złagodzenie stresu jest wykonanie zadania, którym się stresujesz. Jeśli zbliża się duże spotkanie lub rozmowa kwalifikacyjna, która wywołuje u ciebie niepokój, weź oddech i przygotuj się jak najlepiej. Gdy zrobisz wystarczająco dużo przygotowań, aby poczuć się pewnie, nerwy zaczną znikać, a będziesz lepiej przygotowany do podjęcia wyzwania, które powoduje stres.

W jaki sposób firmy mogą złagodzić stres związany z podróżami służbowymi pracowników?

Organizacje muszą równoważyć potrzeby pracowników i klientów podczas podróży służbowych. Spotkania osobiste poprawiają jakość obsługi klienta, ale podróżowanie w celu zapewnienia takiego poziomu usług może powodować stres u pracowników.

Aby złagodzić stres związany z podróżami służbowymi pracowników, rozważ następujące wskazówki:

• Organizuj warsztaty przed podróżą, które wzmacniają zdrowe zachowania w podróży i zachęcają podróżnych do identyfikowania najczęstszych przyczyn stresu i radzenia sobie z nimi.
• Umów się na wstępną kontrolę TSA, aby doświadczenie na lotnisku było mniej zniechęcające.
• Zapewnij pracownikom pobyt w wysokiej jakości hotelach z pomocnymi udogodnieniami.
• Zapłać za posiłki w trakcie przerwy lub członkostwo w poczekalni na lotnisku.
• Upewnij się, że osoba kontaktowa w firmie jest dostępna 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, aby pomóc w sytuacjach awaryjnych.

Podróże służbowe w (ostatnim) wieku COVID-19

Podróżowanie w czasie, gdy COVID-19 nadal stanowi problem, stanowi wyjątkowe wyzwanie i każdy musi dokonać własnej oceny ryzyka i korzyści.

Centrum Kontroli Chorób (CDC) radzi podróżnym, aby kontynuowali, a nawet zwiększyli środki samoobrony. Zarówno osoby podróżujące służbowo, jak i prywatnie muszą wziąć pod uwagę szeroką gamę innych zjadliwych, zakaźnych chorób, w tym RSV, grypę, przeziębienie i inne wirusy.

Ponadto w związku z ponownym otwarciem podróży w Chinach pojawiają się obawy dotyczące rozprzestrzeniania się nowych wariantów COVID-19 na całym świecie.

W dobie COVID i innych chorób zakaźnych podstawowe porady CDC dotyczące bezpieczeństwa podróży są aktualne:

• Bądź na bieżąco z COVID-19 i wszystkimi szczepionkami.
• Sprawdź lokalne przepisy dotyczące maskowania i inne przepisy w miejscu docelowym.
• Wykonaj test na obecność COVID-19 w ciągu jednego dnia przed wyjazdem.
• Zostań w domu, jeśli wynik testu będzie pozytywny.
• Zwiększ środki ochrony w zatłoczonych miejscach, takich jak lotniska i imprezy.
• Podróżuj z odkażaczem do rąk i często myj ręce.

Jak przygotowanie redukuje stres i usprawnia podróż służbową

Podróże służbowe są z natury stresujące, ponieważ łączą wymagania klienta i obowiązki służbowe z typowymi stresorami związanymi z podróżowaniem. Bardzo ważne jest, aby przygotować się na wszystkie ewentualności, aby przygotować się na sukces i dać sobie pewność siebie, aby stawić czoła nieoczekiwanemu.

Twórz listy, zajmij się szczegółami z wyprzedzeniem i ustal priorytety dla swojego zdrowia i dobrego samopoczucia. Twoje przygotowanie pomoże ci zachować pewność siebie i spokój oraz pozwoli ci cieszyć się czasem i sukcesem zawodowym.

Adam Uzialko przyczynił się do zgłoszenia i napisania tego artykułu.