12 porad i wskazówek dotyczących Microsoft Forms, które musisz znać

Microsoft Forms mają kleisty interfejs użytkownika i elegancki interfejs. Istnieje niewielka szansa, że ​​​​zrzucisz go, gdy spróbujesz go po raz pierwszy. Chociaż jego interfejs użytkownika jest wszechstronny, nadal potrzebujesz kilku profesjonalnych wskazówek, aby bardziej produktywnie korzystać z Microsoft Forms.

Oto doskonałe sposoby wykorzystania Microsoft Forms do ankiet i potrzeb biznesowych.

1. Udostępnij swój formularz

Udostępnienie formularza jest ostatecznym celem Twojej ankiety. To jest łatwe:

1. Kliknij Zbierz odpowiedź w prawym górnym rogu formularza.
2. Wybierz preferencje grupy odbiorców, wybierając Każdy może odpowiedzieć , Tylko osoby w mojej organizacji mogą odpowiedzieć lub Określone osoby w mojej organizacji mogą odpowiedzieć .
   
3. Kliknij pole wyboru Skróć adres URL , aby uzyskać krótszy adres URL formularza (opcjonalnie). Następnie kliknij Kopiuj, aby rozpocząć udostępnianie ankiety docelowym uczestnikom.
   

Udostępnij określonym osobom za pomocą niestandardowych zaproszeń

Udostępniając swój formularz, możesz wesprzeć go niestandardową wiadomością z zaproszeniem, aby uczynić go bardziej profesjonalnym:

1. Kliknij kartę Zbierz odpowiedź w prawym górnym rogu formularza.
2. Wybierz preferencje odbiorcy.
3. Wprowadź adres e-mail, nazwę lub grupę odbiorcy w polu kontaktowym. Możesz wprowadzić wielu odbiorców.
4. Wypełnij pole tekstowe własną wiadomością.
5. Na koniec kliknij Wyślij . Twoi uczestnicy otrzymają teraz niestandardową wiadomość, która przekieruje ich do strony formularza.

2. Zobacz odpowiedź w Excelu w czasie rzeczywistym

Podczas zestawiania odpowiedzi z Microsoft Forms zazwyczaj musisz pobrać kopię swoich danych w programie Excel. Pobrane dane nie są aktualizowane o nowe zgłoszenia. W związku z tym może być konieczne powtarzanie pobierania w odstępach czasu w celu zaktualizowania istniejących danych na dysku lokalnym.

Aby zapobiec wielokrotnym pobieraniom interwałowym, przed wyeksportowaniem odpowiedzi do programu Excel możesz zaczekać, aż respondenci ukończą ankietę.

Ale czasami chcesz zobaczyć, jak ludzie reagują w czasie rzeczywistym — zwłaszcza jeśli ankieta jest obszerna. To jest łatwe; konto Microsoft 365 Business umożliwia wyświetlanie odpowiedzi Microsoft Forms w programie Excel w czasie rzeczywistym. Możesz to osiągnąć bezpośrednio, korzystając z wbudowanych Forms for Excel lub za pośrednictwem usługi Power Automate.

3. Zapobiegaj duplikatom odpowiedzi na formularze

Microsoft Forms domyślnie umożliwiają wielokrotne odpowiadanie. Możesz ustawić swój formularz tak, aby zezwalał tylko na jedną odpowiedź na osobę.

Gdy zabronisz użytkownikom wielokrotnego przesyłania, będą musieli zalogować się na swoje konto Microsoft, aby odpowiedzieć na ankietę. W ten sposób formularz zapobiegnie dwukrotnemu dostępowi do ankiety z tego samego konta.

4. Osadź iFrame Microsoft Forms w swojej witrynie

Jeśli chcesz, aby ludzie logowali się do Twojej witryny w celu wypełnienia ankiety, możesz zamiast tego wstawić formularz jako ramkę w swojej witrynie. Wszystko, co musisz zrobić, to skopiować kopię iFrame przygotowanego formularza i wkleić ją do kodu HTML swojej witryny. Aby to zrobić:

1. Przejdź do formularza i kliknij Zbierz odpowiedzi w prawym górnym rogu.
2. Kliknij ikonę kodu w prawym dolnym rogu otwartego paska bocznego.
3. Skopiuj kod osadzania, klikając Kopiuj .
4. Wklej skopiowany kod do pliku HTML swojej witryny.

5. Użyj kodu QR, aby udostępniać formularze

Możesz także pobrać i wysłać kod QR swojego formularza do respondentów. Jest to alternatywny sposób udostępniania adresu URL ankiety grupie fokusowej. Aby pobrać kod QR formularza firmy Microsoft:

1. Przejdź do karty Zbierz odpowiedzi w prawym górnym rogu.
2. Kliknij ikonę kodu QR na dole paska bocznego (po lewej stronie ikony kodu).
3. Kliknij Pobierz , aby zapisać obraz kodu QR na dysku lokalnym.
4. Możesz teraz udostępnić pobrany obraz QR swojej grupie docelowej.

6. Ustaw czas wypełniania formularza

Możesz nie przeprowadzać quizu, ale nadal chcesz, aby respondenci wypełnili Twój formularz w określonym czasie. Na przykład chcesz, aby osoby ubiegające się o pracę odpowiedziały na formularz zgłoszeniowy przed określoną datą. Możesz powiązać ich odpowiedź z terminem.

Możesz to zrobić, dostosowując ustawienia formularza:

1. Kliknij trzy poziome kropki menu w prawym górnym rogu.
2. Przejdź do Ustawień .
   
3. Kliknij Data rozpoczęcia . Następnie kliknij Zakończ dane , aby zakończyć czas trwania ankiety.
4. Możesz także określić czas trwania formularza, klikając opcję Ustaw czas trwania ; uruchamia to licznik czasu, gdy ktoś zacznie wypełniać formularz.
   

Jeśli ankieta została ustawiona na określony czas, przed jej rozpoczęciem respondenci otrzymają monit z informacją, że jest to ankieta ograniczona czasowo.

7. Twórz i dostosowuj quizy w Microsoft Forms

Podobnie jak Google Forms, możesz także tworzyć quizy w Microsoft Forms. Na szczęście quizy są tak samo łatwe do wykonania jak zwykłe formularze. Aby utworzyć quiz w Microsoft Forms:

1. Kliknij Nowy quiz na pulpicie nawigacyjnym Microsoft Forms.
   
2. Wypełnij pole tytułu nazwą quizu. Następnie wprowadź opcjonalny opis poniżej tego pola, jeśli go masz.
3. Kliknij Dodaj nowy .
   
4. Na wyświetlonym pasku zobaczysz dostępne opcje quizu. Możesz na przykład wybrać opcję Wybór w przypadku pytań z wieloma opcjami.
   
5. Kliknij Dodaj nowe , aby dodać nowe pytanie.

Ustaw widoczność wyników quizu

Możesz także uniemożliwić uczestnikom wyświetlanie wyników testu po przesłaniu:

1. Kliknij trzy poziome paski menu w prawym górnym rogu.
2. Przejdź do Ustawień .
   
3. Wyłącz opcję Pokaż wyniki automatycznie .
   

8. Prześlij i dostosuj motyw formularza

Oprócz interfejsu użytkownika, Microsoft Forms umożliwia określenie interfejsu użytkownika, który widzą respondenci, gdy otwierają ankietę. To doskonały sposób na pokazanie swojego profesjonalizmu. Chociaż Microsoft Forms udostępnia wbudowane motywy, możesz także zaprojektować i przekazać motyw niestandardowy.

1. W formularzu kliknij Motyw w prawym górnym rogu.
2. Wybierz jeden z wymienionych motywów.
3. Aby zamiast tego przesłać niestandardowy motyw, kliknij znak krzyżyka ( + ) w prawym dolnym rogu paska motywu.
   
4. Kliknij ikonę obrazu w poniższym menu.
   
5. Następnie prześlij motyw z Bing lub OneDrive. Możesz też kliknąć Prześlij , aby wybrać motyw z dysku lokalnego.
   

9. Pozwól innym korzystać z Twojego szablonu formularza

Jeśli stworzyłeś piękny motyw z włączającymi i trafnymi pytaniami w ankiecie, możesz pozwolić innym na korzystanie z niego. Gdy zezwolisz innym na korzystanie z Twojego szablonu, zamiast tego udostępnisz jego duplikat. Dlatego Twoi respondenci mogą użyć go jako szablonu dla swojej ankiety.

Przejdź do formularza i wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij trzy poziome kropki menu w prawym górnym rogu.
2. Kliknij Współpracuj lub Duplikuj .
   
3. W sekcji Udostępnij jako szablon kliknij Uzyskaj link do duplikatu .
   
4. Skopiuj wygenerowany link i udostępnij go swoim uczestnikom. Chociaż nadal będą mogli wypełnić i przesłać formularz, mogą go również zduplikować i używać jako szablonu dla swoich ankiet, jeśli mają konto Microsoft 365.
   

10. Dostosuj wiadomość pożegnalną

Możesz także podziękować swoim uczestnikom za poświęcenie czasu na wypełnienie ankiety. Ten komunikat pojawia się, gdy prześlą Twój formularz.

Taki przekaz może bardzo pomóc w budowaniu relacji z uczestnikami. Na przykład możesz skorzystać z tej okazji, aby przypomnieć respondentom, że odpowiesz na ich dane wejściowe w określonym czasie. Aby dostosować wiadomość pożegnalną:

1. Kliknij trzy poziome kropki menu w prawym górnym rogu formularza.
2. Przejdź do Ustawień .
   
3. Kliknij pole wyboru Dostosuj wiadomość z podziękowaniami .
4. Następnie wypełnij pole swoją wiadomością.
   

Ludzie otrzymają teraz Twoją wiadomość po przesłaniu formularza.

11. Otrzymuj powiadomienie e-mail o każdej odpowiedzi

Możesz otrzymać powiadomienie e-mail za każdym razem, gdy ktoś odpowie na Twoją ankietę. Chociaż może to nie być pożądana praktyka w obszernych ankietach, pomaga śledzić odpowiedzi — zwłaszcza jeśli masz mniej uczestników. Aby to zrobić:

1. Kliknij trzy poziome paski menu u góry. Następnie przejdź do Ustawień .
2. Kliknij pole wyboru Otrzymuj powiadomienia e-mail o każdej odpowiedzi .

12. Zrób kopię poprzednich formularzy

Edycja poprzedniego formularza i użycie go w innej ankiecie przyspiesza pracę, ale w efekcie nadpisujesz jego zawartość. Zduplikuj formularz, na którym chcesz budować, i zamiast tego edytuj jego drugi:

1. Przejdź do pulpitu nawigacyjnego Microsoft Forms.
2. Po zlokalizowaniu poprzedniego formularza, na którym chcesz budować, kliknij trzy poziome kropki w prawym dolnym rogu jego banera.
3. Wybierz Kopiuj , aby go zduplikować. Możesz teraz edytować dodatek.

Profesjonalnie udostępniaj swoje ankiety

Narzędzia ankiet online, takie jak Microsoft i Google Forms, ułatwiają życie. Jednak chociaż możesz wykorzystać ich prostotę do lokalnych i obszernych ankiet, znajomość ich profesjonalnych przypadków użycia jeszcze bardziej je upraszcza.

Chociaż w tym artykule poznałeś porady i wskazówki dotyczące korzystania z Microsoft Forms, możesz również chcieć zobaczyć profesjonalne wykorzystanie Formularzy Google.